Veranstaltungen und Geschäftsreisen für Kaufleute für Büromanagement: Begriffe, Aufgaben, Formeln
Veranstaltungs- und Reisemanagement umfasst die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, Messen und Firmenveranstaltungen sowie die Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen nach den steuerlichen Pauschalen. Hier findest du die wichtigsten Begriffe dazu als Glossar (7 von 7 im Trainer), 5 typische Aufgabenstellungen, 2 Formeln und die Einordnung in Lernfeld und Abschlussprüfung.
Lernfeld 12 · 3. Ausbildungsjahr
7 Begriffe
5 Aufgaben
2 Formeln
Einordnung: Lernfeld und Abschlussprüfung
Veranstaltungen und Geschäftsreisen gehört nach dem Rahmenlehrplan für Kaufleute für Büromanagement zu diesem Lernfeld:
Geprüft wird der Stoff damit in diesem Prüfungsbereich: Teil 2 „Kundenbeziehungsprozesse“ (schriftlich, 150 Minuten, 30 % der Endnote).
Lernfeld 12 ist im Lernkatalog außerdem dem Fachgespräch zugeordnet: Der Stoff liefert Werkzeuge für die „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ (fallbezogenes Fachgespräch, 20 Minuten, 35 % der Endnote, § 13 BüroMKfAusbV).
Im Trainer sind die 5 Aufgaben so zugeordnet: AP2 5.
Quelle: Prüfungsbereiche, Dauer und Gewichtung nach BüroMKfAusbV vom 25.02.2025 (BGBl. 2025 I Nr. 62), §§ 7–16; Lernfelder und Stunden nach dem KMK-Rahmenlehrplan (KMK-Beschluss vom 27.09.2013 i. d. F. vom 20.03.2025).
Begriffe zu Veranstaltungen und Geschäftsreisen
7 von 7 Karteikarten zu diesem Thema aus Büromausi — Begriff oder Frage oben, Erklärung darunter. Zum Lernen: erst den Begriff lesen, die Antwort im Kopf geben, dann vergleichen.
Veranstaltungsplanung — die Phasen
Vorbereitung: Ziel, Zielgruppe, Termin, Budget, Ort/Raum, Programm, Referenten, Catering, Technik, Einladung mit Anmeldeschluss. Durchführung: Empfang, Teilnehmerliste, Ablauf nach Regieplan. Nachbereitung: Dank an Teilnehmende und Referenten, Feedback auswerten, Rechnungen prüfen, Soll-Ist-Vergleich des Budgets, Dokumentation.
Bestuhlungsformen und ihr Einsatz
Reihenbestuhlung (Kino): viele Personen, Vortrag, wenig Interaktion. Parlament: Reihen mit Tischen, Schreiben möglich. U-Form: Seminar bis ca. 25 Personen, Blickkontakt und Diskussion. Block/Konferenz: Besprechung. Bankett/Runde Tische: Gala, Workshop in Gruppen. Stehtische: Empfang, Networking.
Veranstaltungsbudget — Kostenblöcke
Fixe Kosten: Raummiete, Technik, Referentenhonorar, Werbung/Einladungen. Variable Kosten je Teilnehmer: Catering, Tagungsunterlagen, Namensschilder. Kosten pro Teilnehmer = Gesamtkosten ÷ Teilnehmerzahl. Ein Puffer von etwa 10 % für Unvorhergesehenes ist üblich; Stornobedingungen der Hotels beachten.
Verpflegungspauschalen Inland 2026
14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise; 28 € für jeden vollen Kalendertag (24 Std.). Beispiel 2-tägige Reise mit Übernachtung: 14 € + 14 € = 28 €. Die Pauschalen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten; maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Gekürzt wird immer vom 28-€-Satz: Frühstück 20 % = 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 40 % = 11,20 €. Beispiel: Anreise 14 €, Abreise 14 € − 5,60 € (Hotelfrühstück) = 8,40 € → Erstattung 22,40 €. Die Pauschale kann dadurch höchstens auf 0 € sinken.
Fahrtkosten und Reisekostenabrechnung
Privat-Pkw auf Dienstreisen: 0,30 € je gefahrenem Kilometer (z. B. Bremen–Hannover und zurück, 250 km = 75 €). Bahn, Flug, Taxi: tatsächliche Kosten laut Beleg. Abrechnung mit Reisezweck, Datum und Uhrzeiten, Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten (Hotelrechnung) und Nebenkosten (Parken, Maut), meist innerhalb einer im Betrieb festgelegten Frist.
Geschäftsreise planen — Verkehrsmittel und Ausland
Verkehrsmittelwahl nach Kosten, Zeit, Arbeitsmöglichkeit unterwegs, Umwelt (Bahn statt Kurzstreckenflug) und Reiserichtlinie. Reiseplan mit Verbindungen, Hotel, Terminen und Ansprechpartnern. Ausland zusätzlich: Pass/Visum, länderspezifische Verpflegungspauschalen laut BMF-Tabelle, Auslandskrankenversicherung, bei Arbeit in der EU die A1-Bescheinigung.
Im Trainer wiederholst du diese Karten mit Spaced Repetition — was sitzt, kommt seltener, was wackelt, bald wieder. Wie das funktioniert: Karteikarten für Kaufleute für Büromanagement.
Beispielaufgabe mit Lösung
Erst selbst lösen, dann die Lösung aufklappen.
Reisekostenabrechnung einer dreitägigen Messereise
Situation: Vertriebsleiter Malte Jansen fährt mit seinem privaten Pkw von Bremen zu einer Fachmesse nach Köln (einfache Strecke 318 km). Abfahrt Montag, 05.10.2026, 07:00 Uhr, Rückkehr Mittwoch, 07.10.2026, 18:30 Uhr. Die Hotelrechnung über 2 Übernachtungen mit Frühstück (264,00 € gesamt) ist auf die Kontorhaus Brandt GmbH ausgestellt; Herr Jansen hat sie ausgelegt. Am Dienstagabend nimmt er an einem vom Arbeitgeber bezahlten Abendessen mit Kunden teil. Parkgebühren laut Beleg: 24,00 €. Es gelten die steuerlichen Pauschalen 2026.
Aufgabe: Berechnen Sie die Fahrtkosten, den Verpflegungsmehraufwand und den gesamten Erstattungsbetrag.
Lösung anzeigen
Fahrtkosten: 2 × 318 km = 636 km × 0,30 €/km = 190,80 €
Verpflegung (Mo Anreisetag 14 €, Di 24 Std. 28 €, Mi Abreisetag 14 €) = 56,00 €
Kürzungen: Frühstück Di und Mi je 20 % von 28 € = 2 × 5,60 € = 11,20 €; Abendessen Di 40 % von 28 € = 11,20 €
Verpflegungsmehraufwand: 56,00 − 22,40 = 33,60 €
Übernachtung: 264,00 € (Hotelrechnung auf den Arbeitgeber, Frühstück gilt als gestellt)
Parkgebühren: 24,00 €
Gesamterstattung: 190,80 + 33,60 + 264,00 + 24,00 = 512,40 €
Tipp: An- und Abreisetag je 14 €, voller Tag 28 €. Jede gestellte Mahlzeit kürzt vom 28-€-Satz.
Aufgaben zu Veranstaltungen und Geschäftsreisen
Im Trainer gibt es 5 Aufgaben zu diesem Thema in 3 Formaten (Rechnung, Multiple Choice, Offen), nach Schwierigkeit: 1 leicht, 3 mittel, 1 schwer. Die übrigen Aufgabenstellungen — Lösungswege und Musterlösungen stehen im Trainer:
Budget für einen Kundenabend kalkulierenRechnung · Mittel · LF 12
Aufgaben der VeranstaltungsnachbereitungMultiple Choice · Leicht · LF 12
Verpflegungspauschale bei eintägiger Reise mit MittagessenMultiple Choice · Mittel · LF 12
Geschäftsreise nach München planenOffen · Mittel · LF 12
Formeln zu Veranstaltungen und Geschäftsreisen
Verpflegungsmehraufwand (Inland 2026) Pauschale je Tag (14 € bzw. 28 €) − Kürzung für gestellte Mahlzeiten (Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 €)
Häufige Fragen zu Veranstaltungen und Geschäftsreisen
Was ist Veranstaltungen und Geschäftsreisen?
Veranstaltungs- und Reisemanagement umfasst die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, Messen und Firmenveranstaltungen sowie die Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen nach den steuerlichen Pauschalen. Bei Büromausi gehören 7 Karteikarten und 5 Aufgaben zu diesem Thema.
In welchem Lernfeld lernen Kaufleute für Büromanagement Veranstaltungen und Geschäftsreisen?
Nach dem Rahmenlehrplan (Fassung vom 20.03.2025) in Lernfeld 12 „Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren“ (3. Ausbildungsjahr, 40 Unterrichtsstunden).
Wird Veranstaltungen und Geschäftsreisen in Teil 1 oder Teil 2 der Abschlussprüfung geprüft?
Geprüft wird der Stoff damit in diesem Prüfungsbereich: Teil 2 „Kundenbeziehungsprozesse“ (schriftlich, 150 Minuten, 30 % der Endnote). Lernfeld 12 ist im Lernkatalog außerdem dem Fachgespräch zugeordnet: Der Stoff liefert Werkzeuge für die „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ (fallbezogenes Fachgespräch, 20 Minuten, 35 % der Endnote, § 13 BüroMKfAusbV). Im Trainer sind die 5 Aufgaben so zugeordnet: AP2 5.
Welche Formeln brauche ich für Veranstaltungen und Geschäftsreisen?
Zu Veranstaltungen und Geschäftsreisen gehören vor allem: Verpflegungsmehraufwand (Inland 2026) und Fahrtkosten Dienstreise (Kilometerpauschale). Jede Formel steht mit Erklärung und Beispiel in der Formelsammlung.
Welche Aufgaben gibt es zu Veranstaltungen und Geschäftsreisen?
Im Trainer gibt es 5 Aufgaben zu Veranstaltungen und Geschäftsreisen: 2 Rechnung, 2 Multiple Choice und 1 Offen, 1 davon als schwer eingestuft. Zum Beispiel: Reisekostenabrechnung einer dreitägigen Messereise; Budget für einen Kundenabend kalkulieren; Aufgaben der Veranstaltungsnachbereitung.
Kann ich Veranstaltungen und Geschäftsreisen kostenlos üben?
Die Begriffe auf dieser Seite kannst du frei lesen. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten sind insgesamt 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben. Alle übrigen Aufgaben und Karten gibt es mit dem Vollzugang.
Veranstaltungen und Geschäftsreisen mit dem Trainer üben
Bei Büromausi übst du die 5 Aufgaben mit Musterlösung und wiederholst die 7 Karteikarten mit Wiederholungsplan — zusammen mit Prüfungssimulationen nach AO 2025. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten: 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben.