Personalwirtschaft für Kaufleute für Büromanagement: Begriffe, Aufgaben, Formeln
Personalwirtschaft umfasst alle Aufgaben rund um die Beschäftigten: Personalbedarf planen, Personal beschaffen und auswählen, Arbeitsverträge und Personalakten führen, Entgelte abrechnen, Mitarbeitende entwickeln und Arbeitszeugnisse schreiben. Hier findest du die wichtigsten Begriffe dazu als Glossar (8 von 11 im Trainer), 16 typische Aufgabenstellungen, 6 Formeln und die Einordnung in Lernfeld und Abschlussprüfung.
Lernfeld 8 · 2. Ausbildungsjahr
11 Begriffe
16 Aufgaben
6 Formeln
Einordnung: Lernfeld und Abschlussprüfung
Personalwirtschaft gehört nach dem Rahmenlehrplan für Kaufleute für Büromanagement zu diesem Lernfeld:
Geprüft wird der Stoff damit in diesen Prüfungsbereichen: Teil 2 „Kundenbeziehungsprozesse“ (schriftlich, 150 Minuten, 30 % der Endnote) und Teil 2 „Wirtschafts- und Sozialkunde“ (schriftlich, 60 Minuten, 10 % der Endnote).
Im Trainer sind die 16 Aufgaben so zugeordnet: AP2 14 und WiSo 2.
Quelle: Prüfungsbereiche, Dauer und Gewichtung nach BüroMKfAusbV vom 25.02.2025 (BGBl. 2025 I Nr. 62), §§ 7–16; Lernfelder und Stunden nach dem KMK-Rahmenlehrplan (KMK-Beschluss vom 27.09.2013 i. d. F. vom 20.03.2025).
Begriffe zu Personalwirtschaft
8 von 11 Karteikarten zu diesem Thema aus Büromausi — Begriff oder Frage oben, Erklärung darunter. Zum Lernen: erst den Begriff lesen, die Antwort im Kopf geben, dann vergleichen.
Nettopersonalbedarf berechnen
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf (Soll) − (aktueller Bestand − Abgänge + Zugänge). Beispiel Kundenservice: Soll 24, Bestand 22, Abgänge 3 (Rente, Kündigung, Elternzeit), feste Zugänge 1 → 24 − (22 − 3 + 1) = 4 Stellen zu besetzen. Positiv = Unterdeckung, negativ = Überdeckung.
Interne vs. externe Personalbeschaffung
Intern (Stellenausschreibung im Intranet, Versetzung, Übernahme von Auszubildenden): günstig, schnell, motivierend, Bewerber bekannt — aber kleine Auswahl, Lücke entsteht woanders. Extern (Jobportale, Social Media, Agentur für Arbeit, Personalberatung): große Auswahl, neue Impulse — aber teuer, längere Einarbeitung. Der Betriebsrat kann eine interne Ausschreibung verlangen (§ 93 BetrVG).
Stellenanzeige und AGG
Keine Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität (§ 1 AGG). Deshalb geschlechtsneutral („(m/w/d)“) und ohne Altersvorgaben wie „junges Team“ formulieren. Verstoß: Entschädigung bis zu drei Monatsgehältern, wenn die Person auch sonst nicht eingestellt worden wäre; schriftliche Geltendmachung binnen zwei Monaten (§ 15 AGG).
Personalauswahl und zulässige Fragen
Ablauf: Unterlagen sichten (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) → Vorauswahl → Vorstellungsgespräch, ggf. Test oder Assessment-Center → Entscheidung mit Beteiligung des Betriebsrats (§ 99 BetrVG, in Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmenden). Unzulässig sind Fragen nach Schwangerschaft, Religion, Parteizugehörigkeit oder Familienplanung — hier besteht ein „Recht zur Lüge“.
Arbeitsvertrag und Nachweisgesetz
Der Arbeitsvertrag selbst ist formfrei — Befristungen brauchen aber Schriftform (§ 14 TzBfG). Die wesentlichen Bedingungen muss der Arbeitgeber nachweisen (NachwG): Name, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag, Weiteres innerhalb von 7 Tagen bzw. einem Monat. Seit 2025 genügt dafür grundsätzlich die Textform (z. B. E-Mail mit Empfangsnachweis) — nicht in Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (z. B. Bau, Gastronomie). Verlangt der Arbeitnehmer es, muss der Arbeitgeber den Nachweis unverzüglich schriftlich nachreichen.
Personalakte — Inhalt und Datenschutz
Inhalt: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen, Fortbildungsnachweise. Nur Befugte haben Zugriff; sensible Gesundheitsdaten gesondert verwahren. Beschäftigte haben ein Einsichtsrecht und dürfen eine Gegendarstellung beifügen (§ 83 BetrVG); nach Ende des Arbeitsverhältnisses gelten Lösch- und Aufbewahrungsfristen.
Entgeltabrechnung: vom Brutto zum Auszahlungsbetrag
Bruttoentgelt (Gehalt + Zulagen + steuerpflichtige Sachbezüge) − Lohnsteuer − ggf. Solidaritätszuschlag − ggf. Kirchensteuer (8 % bzw. 9 % der Lohnsteuer) − Arbeitnehmeranteile zur KV, PV, RV und AV = Nettoentgelt − sonstige Abzüge (z. B. Vorschuss, vermögenswirksame Sparleistung) = Auszahlungsbetrag.
SV-Arbeitnehmeranteile 2026 — Rechenbeispiel
3.000 € brutto, kinderlos, 30 Jahre, Zusatzbeitrag 2,9 %: KV 7,3 % + 1,45 % = 262,50 € · RV 9,3 % = 279,00 € · AV 1,3 % = 39,00 € · PV 1,8 % + 0,6 % = 72,00 € → zusammen 652,50 € (21,75 %). Den Arbeitgeberanteil zahlt der Betrieb zusätzlich — ohne Kinderlosenzuschlag.
Die übrigen 3 Karten zu diesem Thema liegen im Trainer.
Im Trainer wiederholst du diese Karten mit Spaced Repetition — was sitzt, kommt seltener, was wackelt, bald wieder. Wie das funktioniert: Karteikarten für Kaufleute für Büromanagement.
Situation: Die Personalabteilung der Kontorhaus Brandt GmbH erstellt eine Stellenanzeige für den Kundenservice. Mehrere Formulierungen stehen zur Auswahl.
Aufgabe: Welche Formulierung ist mit dem AGG vereinbar?
„Wir suchen eine freundliche Sekretärin für unser junges, dynamisches Team in der Bremer Firmenzentrale.“
„Sachbearbeiter (m/w/d) Kundenservice mit kaufmännischer Ausbildung und sehr guten Deutschkenntnissen“
„Bewerberinnen und Bewerber bis 30 Jahre werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.“
„Deutsch als Muttersprache wird für die Tätigkeit im Kundenservice vorausgesetzt.“
„Ideal für Berufseinsteiger mit maximal zwei Jahren Berufserfahrung — nur Bewerbungen von Männern.“
Lösung anzeigen
Richtig: B
Das AGG verbietet Benachteiligungen u. a. wegen Geschlecht, Alter und ethnischer Herkunft (§§ 1, 7, 11 AGG). „Sekretärin“ und „junges Team“ sowie Altersgrenzen benachteiligen nach Geschlecht bzw. Alter, „Muttersprache“ mittelbar nach ethnischer Herkunft. Sehr gute Deutschkenntnisse dürfen dagegen verlangt werden, wenn die Tätigkeit sie erfordert.
Tipp: Prüfe jede Formulierung auf die Merkmale des § 1 AGG — auch auf mittelbare Benachteiligungen.
Aufgaben zu Personalwirtschaft
Im Trainer gibt es 16 Aufgaben zu diesem Thema in 3 Formaten (Multiple Choice, Rechnung, Offen), nach Schwierigkeit: 4 leicht, 9 mittel, 3 schwer. Die übrigen Aufgabenstellungen — Lösungswege und Musterlösungen stehen im Trainer:
Personalwirtschaft umfasst alle Aufgaben rund um die Beschäftigten: Personalbedarf planen, Personal beschaffen und auswählen, Arbeitsverträge und Personalakten führen, Entgelte abrechnen, Mitarbeitende entwickeln und Arbeitszeugnisse schreiben. Bei Büromausi gehören 11 Karteikarten und 16 Aufgaben zu diesem Thema.
In welchem Lernfeld lernen Kaufleute für Büromanagement Personalwirtschaft?
Nach dem Rahmenlehrplan (Fassung vom 20.03.2025) in Lernfeld 8 „Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen“ (2. Ausbildungsjahr, 80 Unterrichtsstunden).
Wird Personalwirtschaft in Teil 1 oder Teil 2 der Abschlussprüfung geprüft?
Geprüft wird der Stoff damit in diesen Prüfungsbereichen: Teil 2 „Kundenbeziehungsprozesse“ (schriftlich, 150 Minuten, 30 % der Endnote) und Teil 2 „Wirtschafts- und Sozialkunde“ (schriftlich, 60 Minuten, 10 % der Endnote). Im Trainer sind die 16 Aufgaben so zugeordnet: AP2 14 und WiSo 2.
Welche Formeln brauche ich für Personalwirtschaft?
Zu Personalwirtschaft gehören vor allem: Brutto-Netto-Abrechnung, Sozialversicherungsbeiträge (AN- und AG-Anteil), Personalbedarf (brutto/netto), Fluktuationsquote, Krankenquote und Urlaubsanspruch (anteilig). Jede Formel steht mit Erklärung und Beispiel in der Formelsammlung.
Welche Aufgaben gibt es zu Personalwirtschaft?
Im Trainer gibt es 16 Aufgaben zu Personalwirtschaft: 6 Multiple Choice, 6 Rechnung und 4 Offen, 3 davon als schwer eingestuft. Zum Beispiel: AGG-konforme Formulierung einer Stellenanzeige; Zeugnissprache richtig deuten; Entgeltabrechnung Steuerklasse I, kinderlos, mit Kirchensteuer.
Kann ich Personalwirtschaft kostenlos üben?
Die Begriffe auf dieser Seite kannst du frei lesen. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten sind insgesamt 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben. Alle übrigen Aufgaben und Karten gibt es mit dem Vollzugang.
Bei Büromausi übst du die 16 Aufgaben mit Musterlösung und wiederholst die 11 Karteikarten mit Wiederholungsplan — zusammen mit Prüfungssimulationen nach AO 2025. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten: 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben.