Anfrage — rechtliche Wirkung und Arten

Eine Anfrage ist rechtlich unverbindlich — sie verpflichtet nicht zum Kauf. Allgemeine Anfrage: Bitte um Katalog, Preisliste, Vertreterbesuch. Bestimmte Anfrage: konkrete Ware, Menge, Liefertermin (z. B. 40 Bürodrehstühle bis KW 48). Der Kunde kann mehrere Anbieter parallel anfragen.

Wie lange ist der Anbieter an sein Angebot gebunden?

Angebote sind grundsätzlich verbindlich (§ 145 BGB). Unter Anwesenden (auch Telefon) nur, solange das Gespräch dauert; unter Abwesenden so lange, wie unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort zu rechnen ist (§ 147 BGB, Brief ca. eine Woche) — oder bis zur gesetzten Frist. Die Bindung erlischt bei Ablehnung, verspäteter oder abgeänderter Annahme.

Freizeichnungsklauseln

Schränken die Bindung des Angebots ein: „freibleibend“ oder „unverbindlich“ (ganz unverbindlich), „solange der Vorrat reicht“ (Menge unverbindlich), „Preis freibleibend“ (Preis unverbindlich). Ein freibleibendes Angebot ist nur eine Aufforderung zur Bestellung — der Vertrag kommt erst mit der Auftragsbestätigung zustande.

Angebotsinhalte — und was gilt, wenn nichts vereinbart ist?

Inhalte: Art, Güte, Menge, Preis, Rabatte, Lieferzeit, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Erfüllungsort, Gerichtsstand. Gesetzliche Regelung ohne Vereinbarung: Lieferung sofort, Zahlung sofort bei Lieferung (§ 271 BGB), Warenschuld ist Holschuld, Kosten der Versendung trägt der Käufer (§ 448 BGB), Erfüllungsort ist der Sitz des jeweiligen Schuldners.

Lieferklauseln: ab Werk, unfrei, frei Haus

Ab Werk/ab Lager: Käufer trägt alle Transportkosten ab Lager des Verkäufers. Unfrei/ab Versandstation: Verkäufer zahlt bis zur Versandstation, Käufer die Fracht ab dort. Frachtfrei/frei Empfangsstation: Verkäufer zahlt bis zur Empfangsstation. Frei Haus: Verkäufer trägt alle Kosten bis zum Käufer.

Wann ist eine Auftragsbestätigung nötig?

Rechtlich nötig, wenn erst sie den Vertrag zustande bringt: Bestellung ohne vorheriges Angebot, Bestellung auf ein freibleibendes Angebot, verspätete oder abgeänderte Bestellung. Sonst dient sie der Klarheit (Wiederholung aller Vereinbarungen). Danach folgen Lieferschein (begleitet die Ware, ohne Preise) und Rechnung.

Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)

Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger · Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden · Ausstellungsdatum · fortlaufende Rechnungsnummer · Menge und handelsübliche Bezeichnung · Zeitpunkt der Lieferung/Leistung · Nettoentgelt nach Steuersätzen getrennt und vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto) · Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung.

Kleinbetragsrechnung — Grenze und Angaben

Bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) genügen: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung, Bruttobetrag und Steuersatz. Empfängeradresse, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen — Vorsteuerabzug bleibt möglich (Steuer aus dem Bruttobetrag herausrechnen).

Thema · Lernfeld 3 · AO 2025

Auftragsbearbeitung für Kaufleute für Büromanagement: Begriffe, Aufgaben, Formeln

Auftragsbearbeitung ist der Weg von der Kundenanfrage über Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnung bis zum Zahlungseingang — einschließlich Verkaufskalkulation, Zahlungsbedingungen und Mahnwesen. Hier findest du die wichtigsten Begriffe dazu als Glossar (8 von 17 im Trainer), 21 typische Aufgabenstellungen, 6 Formeln und die Einordnung in Lernfeld und Abschlussprüfung.

Lernfeld 3 · 1. Ausbildungsjahr
17 Begriffe
21 Aufgaben
6 Formeln

Einordnung: Lernfeld und Abschlussprüfung

Auftragsbearbeitung gehört nach dem Rahmenlehrplan für Kaufleute für Büromanagement zu diesem Lernfeld:

Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten1. Jahr · 80 Std. · Teil 1 / Teil 2

Geprüft wird der Stoff damit in diesen Prüfungsbereichen: Teil 1 „Informationstechnisches Büromanagement“ (schriftlich, 120 Minuten, 25 % der Endnote) und Teil 2 „Kundenbeziehungsprozesse“ (schriftlich, 150 Minuten, 30 % der Endnote).

Im Trainer sind die 21 Aufgaben so zugeordnet: AP1 15 und AP2 6.

Quelle: Prüfungsbereiche, Dauer und Gewichtung nach BüroMKfAusbV vom 25.02.2025 (BGBl. 2025 I Nr. 62), §§ 7–16; Lernfelder und Stunden nach dem KMK-Rahmenlehrplan (KMK-Beschluss vom 27.09.2013 i. d. F. vom 20.03.2025).

Begriffe zu Auftragsbearbeitung

8 von 17 Karteikarten zu diesem Thema aus Büromausi — Begriff oder Frage oben, Erklärung darunter. Zum Lernen: erst den Begriff lesen, die Antwort im Kopf geben, dann vergleichen.

Anfrage — rechtliche Wirkung und Arten: Eine Anfrage ist rechtlich unverbindlich — sie verpflichtet nicht zum Kauf. Allgemeine Anfrage: Bitte um Katalog, Preisliste, Vertreterbesuch. Bestimmte Anfrage: konkrete Ware, Menge, Liefertermin (z. B. 40 Bürodrehstühle bis KW 48). Der Kunde kann mehrere Anbieter parallel anfragen.
Wie lange ist der Anbieter an sein Angebot gebunden?: Angebote sind grundsätzlich verbindlich (§ 145 BGB). Unter Anwesenden (auch Telefon) nur, solange das Gespräch dauert; unter Abwesenden so lange, wie unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort zu rechnen ist (§ 147 BGB, Brief ca. eine Woche) — oder bis zur gesetzten Frist. Die Bindung erlischt bei Ablehnung, verspäteter oder abgeänderter Annahme.
Freizeichnungsklauseln: Schränken die Bindung des Angebots ein: „freibleibend“ oder „unverbindlich“ (ganz unverbindlich), „solange der Vorrat reicht“ (Menge unverbindlich), „Preis freibleibend“ (Preis unverbindlich). Ein freibleibendes Angebot ist nur eine Aufforderung zur Bestellung — der Vertrag kommt erst mit der Auftragsbestätigung zustande.
Angebotsinhalte — und was gilt, wenn nichts vereinbart ist?: Inhalte: Art, Güte, Menge, Preis, Rabatte, Lieferzeit, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Erfüllungsort, Gerichtsstand. Gesetzliche Regelung ohne Vereinbarung: Lieferung sofort, Zahlung sofort bei Lieferung (§ 271 BGB), Warenschuld ist Holschuld, Kosten der Versendung trägt der Käufer (§ 448 BGB), Erfüllungsort ist der Sitz des jeweiligen Schuldners.
Lieferklauseln: ab Werk, unfrei, frei Haus: Ab Werk/ab Lager: Käufer trägt alle Transportkosten ab Lager des Verkäufers. Unfrei/ab Versandstation: Verkäufer zahlt bis zur Versandstation, Käufer die Fracht ab dort. Frachtfrei/frei Empfangsstation: Verkäufer zahlt bis zur Empfangsstation. Frei Haus: Verkäufer trägt alle Kosten bis zum Käufer.
Wann ist eine Auftragsbestätigung nötig?: Rechtlich nötig, wenn erst sie den Vertrag zustande bringt: Bestellung ohne vorheriges Angebot, Bestellung auf ein freibleibendes Angebot, verspätete oder abgeänderte Bestellung. Sonst dient sie der Klarheit (Wiederholung aller Vereinbarungen). Danach folgen Lieferschein (begleitet die Ware, ohne Preise) und Rechnung.
Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG): Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger · Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden · Ausstellungsdatum · fortlaufende Rechnungsnummer · Menge und handelsübliche Bezeichnung · Zeitpunkt der Lieferung/Leistung · Nettoentgelt nach Steuersätzen getrennt und vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto) · Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung.
Kleinbetragsrechnung — Grenze und Angaben: Bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) genügen: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Bezeichnung, Bruttobetrag und Steuersatz. Empfängeradresse, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen — Vorsteuerabzug bleibt möglich (Steuer aus dem Bruttobetrag herausrechnen).

Die übrigen 9 Karten zu diesem Thema liegen im Trainer.

Im Trainer wiederholst du diese Karten mit Spaced Repetition — was sitzt, kommt seltener, was wackelt, bald wieder. Wie das funktioniert: Karteikarten für Kaufleute für Büromanagement.

Beispielaufgaben mit Lösung

Erst selbst lösen, dann die Lösung aufklappen.

Eintritt des Zahlungsverzugs bei kalendermäßigem Zahlungsziel

Multiple Choice · Mittel · Lernfeld 3

Situation: Die Kontorhaus Brandt GmbH hat der Hafenlogistik Nord GmbH am 17.08.2026 zwölf Schreibtische geliefert und berechnet. Im Kaufvertrag (Auftragsbestätigung) wurde als Zahlungsbedingung vereinbart: „Zahlbar ohne Abzug bis 15.09.2026.“ Die Rechnung wiederholt diese Bedingung. Bis heute ist kein Geld eingegangen.

Aufgabe: Ab wann befindet sich die Hafenlogistik Nord GmbH im Zahlungsverzug?

Erst nach Zugang einer ersten Mahnung durch die Kontorhaus Brandt GmbH
30 Tage nach Zugang der Rechnung; der vereinbarte Termin ist dafür unerheblich
Ab dem 17.08.2026, weil die Leistung mit Lieferung fällig wurde
Erst nach Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids
Ab dem 16.09.2026, ohne dass es einer Mahnung bedarf

Lösung anzeigen

Richtig: E

Ist für die Zahlung vertraglich ein Termin nach dem Kalender bestimmt („bis 15.09.2026“), kommt der Schuldner ohne Mahnung in Verzug, sobald er den Termin verstreicht (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB) — also ab dem 16.09.2026. Die 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB) greift nur, wenn kein Termin vereinbart ist — ein Datum, das der Verkäufer nur einseitig auf die Rechnung schreibt, würde dafür nicht genügen. Eine Mahnung ist hier rechtlich nicht nötig, wird aber aus Gründen der Kundenpflege trotzdem häufig versendet.

Tipp: Prüfe, wie der Zahlungstermin bestimmt ist — § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB.

Außergerichtliches Mahnwesen kundenorientiert gestalten

Offen · Mittel · Lernfeld 3

Situation: Die Abteilung Vertrieb/Kundenservice der Kontorhaus Brandt GmbH stellt fest, dass offene Posten oft wochenlang liegen bleiben. Gleichzeitig möchte die Geschäftsführerin Dr. Ilka Brandt langjährige Kunden wie die Kanzlei Hoffmann & Partner nicht durch harte Mahnungen verärgern. Sie sollen ein Konzept für das außergerichtliche (kaufmännische) Mahnverfahren entwerfen.

Aufgabe: Beschreiben Sie einen dreistufigen Ablauf des kaufmännischen Mahnverfahrens mit Inhalt und Ton jeder Stufe und nennen Sie zwei Maßnahmen, mit denen die Kundenbeziehung trotz Mahnung geschützt wird.

Lösung anzeigen

Stufe 1 — Zahlungserinnerung (ca. 7–10 Tage nach Fälligkeit): freundlich, Hinweis auf mögliches Versehen, Rechnungskopie beifügen, neuer Zahlungstermin.
Stufe 2 — Mahnung mit Fristsetzung: sachlich-bestimmt, konkrete Frist (z. B. 10 Tage), Hinweis auf Verzugszinsen (Basiszins + 9 Prozentpunkte im B2B) und die 40-€-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB.
Stufe 3 — Letzte Mahnung: deutlich, kurze Nachfrist, Ankündigung gerichtlicher Schritte (gerichtliches Mahnverfahren) bzw. Übergabe an ein Inkassounternehmen.
Kundenbeziehung schützen: vor Stufe 2 telefonisch nachfragen (Reklamation? Liquiditätsengpass?), individuelle Lösungen anbieten (Ratenzahlung, Stundung), bei A-Kunden den zuständigen Key-Account-Manager einbinden.
Organisatorisch: offene Posten wöchentlich prüfen, Mahnstufen im ERP-System hinterlegen, jede Mahnung dokumentieren (wichtig für Verjährung und Mahnbescheid).

Tipp: Von freundlich zu bestimmt — und vor der Eskalation einmal zum Telefon greifen.

Aufgaben zu Auftragsbearbeitung

Im Trainer gibt es 21 Aufgaben zu diesem Thema in 3 Formaten (Multiple Choice, Rechnung, Offen), nach Schwierigkeit: 4 leicht, 11 mittel, 6 schwer. Die übrigen Aufgabenstellungen — Lösungswege und Musterlösungen stehen im Trainer:

Bindung an ein Angebot ohne Frist beurteilenMultiple Choice · Mittel · LF 3
Listenverkaufspreis per Vorwärtskalkulation ermittelnRechnung · Schwer · LF 3
Angebot aus einer Kundenanfrage kalkulierenRechnung · Schwer · LF 3
Höchstzulässigen Bezugspreis rückwärts kalkulierenRechnung · Schwer · LF 3
Gewinn per Differenzkalkulation prüfenRechnung · Mittel · LF 3
Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStGMultiple Choice · Leicht · LF 3
Kleinbetragsrechnung im Showroom ausstellenMultiple Choice · Mittel · LF 3
Zahlungseingang mit Skontoabzug prüfenRechnung · Mittel · LF 3
Notwendigkeit einer Auftragsbestätigung begründenOffen · Mittel · LF 3
Kundenauftrag von der Anfrage bis zum ZahlungseingangOffen · Leicht · LF 3
Verzugszinsen und Verzugspauschale im B2B berechnenRechnung · Schwer · LF 3
Verjährung einer Kaufpreisforderung bestimmenRechnung · Mittel · LF 3
Freizeichnungsklausel im Angebot deutenMultiple Choice · Leicht · LF 3
Inhalte eines verlangten Angebots zusammenstellenOffen · Mittel · LF 3
E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-GeschäftMultiple Choice · Schwer · LF 3
Verjährung einer Kaufpreisforderung bestimmenMultiple Choice · Mittel · LF 3
Kundenauftrag Gymnasium: Rechnungs- und SkontobetragRechnung · Mittel · LF 3
Gutschrift nach Minderung bei einer ReklamationRechnung · Leicht · LF 3
Reklamation einer Kanzlei rechtlich und kundenorientiert bearbeitenOffen · Schwer · LF 3

Formeln zu Auftragsbearbeitung

Vorwärtskalkulation (Handel)
Bezugspreis + Handlungskosten = Selbstkosten + Gewinn = Barverkaufspreis + Kundenskonto = Zielverkaufspreis + Kundenrabatt = Listenverkaufspreis (netto)
Rückwärtskalkulation
Listenverkaufspreis − Kundenrabatt = Zielverkaufspreis − Kundenskonto = Barverkaufspreis − Gewinn = Selbstkosten − Handlungskosten = Bezugspreis (Obergrenze)
Differenzkalkulation
Gewinn = Barverkaufspreis − Selbstkosten; Gewinnzuschlag = Gewinn ÷ Selbstkosten × 100
Kalkulationszuschlag und Kalkulationsfaktor
Kalkulationszuschlag = (Listenverkaufspreis − Bezugspreis) ÷ Bezugspreis × 100; Kalkulationsfaktor = Listenverkaufspreis ÷ Bezugspreis
Handelsspanne
(Listenverkaufspreis − Bezugspreis) ÷ Listenverkaufspreis × 100
Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer und Skonto
Umsatzsteuer = Nettobetrag × 19 ÷ 100; Rechnungsbetrag = Nettobetrag + Umsatzsteuer; Überweisungsbetrag = Rechnungsbetrag − Rechnungsbetrag × Skontosatz ÷ 100

Alle 48 Formeln nach Themenbereich: Formelsammlung.

Häufige Fragen zu Auftragsbearbeitung

Was ist Auftragsbearbeitung?

Auftragsbearbeitung ist der Weg von der Kundenanfrage über Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnung bis zum Zahlungseingang — einschließlich Verkaufskalkulation, Zahlungsbedingungen und Mahnwesen. Bei Büromausi gehören 17 Karteikarten und 21 Aufgaben zu diesem Thema.

In welchem Lernfeld lernen Kaufleute für Büromanagement Auftragsbearbeitung?

Nach dem Rahmenlehrplan (Fassung vom 20.03.2025) in Lernfeld 3 „Aufträge bearbeiten“ (1. Ausbildungsjahr, 80 Unterrichtsstunden).

Wird Auftragsbearbeitung in Teil 1 oder Teil 2 der Abschlussprüfung geprüft?

Welche Formeln brauche ich für Auftragsbearbeitung?

Zu Auftragsbearbeitung gehören vor allem: Vorwärtskalkulation (Handel), Rückwärtskalkulation, Differenzkalkulation, Kalkulationszuschlag und Kalkulationsfaktor, Handelsspanne und Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer und Skonto. Jede Formel steht mit Erklärung und Beispiel in der Formelsammlung.

Welche Aufgaben gibt es zu Auftragsbearbeitung?

Im Trainer gibt es 21 Aufgaben zu Auftragsbearbeitung: 7 Multiple Choice, 9 Rechnung und 5 Offen, 6 davon als schwer eingestuft. Zum Beispiel: Bindung an ein Angebot ohne Frist beurteilen; Listenverkaufspreis per Vorwärtskalkulation ermitteln; Angebot aus einer Kundenanfrage kalkulieren.

Kann ich Auftragsbearbeitung kostenlos üben?

Zum Teil: 2 Aufgaben und 1 Karteikarte zu diesem Thema sind im Gratis-Zugang enthalten. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten sind insgesamt 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben. Alle übrigen Aufgaben und Karten gibt es mit dem Vollzugang.

Weiterlernen

Prüfungsteile mit diesem Stoff: Teil 1 · Informationstechnisches Büromanagement und Teil 2 · Kundenbeziehungsprozesse: Auftrag, Kunde und Personal. Gelöste Beispielaufgaben zu allen Bereichen: Büromanagement Prüfungsfragen.

Auftragsbearbeitung mit dem Trainer üben

Bei Büromausi übst du die 21 Aufgaben mit Musterlösung und wiederholst die 17 Karteikarten mit Wiederholungsplan — zusammen mit Prüfungssimulationen nach AO 2025. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten: 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben.

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