Beschaffung für Kaufleute für Büromanagement: Begriffe, Aufgaben, Formeln
Beschaffung bedeutet, die benötigten Waren, Materialien und Dienstleistungen in der richtigen Menge und Qualität zur richtigen Zeit wirtschaftlich bereitzustellen — von der Bedarfsermittlung über den Angebotsvergleich bis zur Bestellung und Lagerhaltung. Hier findest du die wichtigsten Begriffe dazu als Glossar (8 von 13 im Trainer), 12 typische Aufgabenstellungen, 6 Formeln und die Einordnung in Lernfeld und Abschlussprüfung.
Lernfeld 4 · 1. Ausbildungsjahr
13 Begriffe
12 Aufgaben
6 Formeln
Einordnung: Lernfeld und Abschlussprüfung
Beschaffung gehört nach dem Rahmenlehrplan für Kaufleute für Büromanagement zu diesem Lernfeld:
Geprüft wird der Stoff damit in diesem Prüfungsbereich: Teil 1 „Informationstechnisches Büromanagement“ (schriftlich, 120 Minuten, 25 % der Endnote).
Im Trainer sind die 12 Aufgaben so zugeordnet: AP1 12.
Quelle: Prüfungsbereiche, Dauer und Gewichtung nach BüroMKfAusbV vom 25.02.2025 (BGBl. 2025 I Nr. 62), §§ 7–16; Lernfelder und Stunden nach dem KMK-Rahmenlehrplan (KMK-Beschluss vom 27.09.2013 i. d. F. vom 20.03.2025).
Begriffe zu Beschaffung
8 von 13 Karteikarten zu diesem Thema aus Büromausi — Begriff oder Frage oben, Erklärung darunter. Zum Lernen: erst den Begriff lesen, die Antwort im Kopf geben, dann vergleichen.
Bedarfsermittlung — die drei Fragen
WAS wird benötigt (Art, Qualität — z. B. Recyclingpapier mit Blauem Engel)? WIE VIEL (Menge aus Verbrauch der Vorperioden, Lagerbestand, geplanten Aufträgen)? WANN (Liefertermin, Lieferzeit, Meldebestand)? Dabei gelten das ökonomische Prinzip und Nachhaltigkeitsziele.
Bezugsquellen ermitteln — intern und extern
Intern: Lieferantendatei im ERP-System, frühere Bestellungen, Erfahrungen der Kolleginnen und Kollegen. Extern: Internetrecherche, B2B-Plattformen, Branchenverzeichnisse, Messen, Kataloge, Vertreterbesuche, IHK-Datenbanken. Neue Lieferanten werden per Anfrage um ein Angebot gebeten.
Quantitativ: Bezugspreise je Angebot berechnen und vergleichen — immer für dieselbe Menge. Qualitativ: nicht in Euro messbare Kriterien wie Qualität, Lieferzeit, Zuverlässigkeit, Service, Umweltstandards, Standort. Entscheidung meist über eine Nutzwertanalyse, die beides zusammenführt.
Nutzwertanalyse — Vorgehen
1. Kriterien festlegen, 2. gewichten (Summe 100 %), 3. jedes Angebot je Kriterium bepunkten (z. B. 1–10), 4. Punkte × Gewichtung, 5. summieren — höchster Nutzwert gewinnt. Beispiel: Preis 40 % × 8 Punkte = 3,2. In Excel mit =SUMMENPRODUKT(Gewichte;Punkte).
Meldebestand — Formel und Beispiel
Meldebestand = Tagesverbrauch × Lieferzeit (in Tagen) + Mindestbestand. Beispiel Kopierpapier: 40 Pakete/Tag × 5 Tage + 120 Pakete = 320 Pakete. Wird er erreicht, muss bestellt werden, damit die Lieferung eintrifft, bevor der Mindestbestand angegriffen wird.
Mindestbestand und Höchstbestand
Mindestbestand (eiserner Bestand): Reserve für Lieferverzug oder Mehrverbrauch, wird im Normalfall nicht angegriffen. Höchstbestand: Obergrenze, um Kapitalbindung, Lagerkosten und Veralterung zu begrenzen — Höchstbestand = Mindestbestand + Bestellmenge.
Bestellpunkt- vs. Bestellrhythmusverfahren
Bestellpunktverfahren: Bestellt wird, sobald der Meldebestand erreicht ist — feste Menge, wechselnde Termine; geeignet bei schwankendem Verbrauch. Bestellrhythmusverfahren: Bestellung in festen Abständen (z. B. jeden Montag) — feste Termine, wechselnde Mengen; geeignet bei gleichmäßigem Verbrauch wie Büromaterial.
Die übrigen 5 Karten zu diesem Thema liegen im Trainer.
Im Trainer wiederholst du diese Karten mit Spaced Repetition — was sitzt, kommt seltener, was wackelt, bald wieder. Wie das funktioniert: Karteikarten für Kaufleute für Büromanagement.
Situation: Die Papierhaus Lenz KG bietet der Kontorhaus Brandt GmbH 400 Pakete Kopierpapier A4 (je 500 Blatt) zu 4,20 € netto je Paket an. Konditionen: 15 % Rabatt, 3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, Fracht 48,00 € und Verpackung 12,00 € netto.
Aufgabe: Berechnen Sie den Bezugspreis der gesamten Lieferung und den Bezugspreis je Paket (auf zwei Nachkommastellen) bei Skontoausnutzung.
Tipp: Rabatt vor Skonto, Bezugskosten zum Schluss — sie sind weder rabatt- noch skontofähig.
Aufgaben zu Beschaffung
Im Trainer gibt es 12 Aufgaben zu diesem Thema in 3 Formaten (Rechnung, Multiple Choice, Offen), nach Schwierigkeit: 2 leicht, 7 mittel, 3 schwer. Die übrigen Aufgabenstellungen — Lösungswege und Musterlösungen stehen im Trainer:
Beschaffung bedeutet, die benötigten Waren, Materialien und Dienstleistungen in der richtigen Menge und Qualität zur richtigen Zeit wirtschaftlich bereitzustellen — von der Bedarfsermittlung über den Angebotsvergleich bis zur Bestellung und Lagerhaltung. Bei Büromausi gehören 13 Karteikarten und 12 Aufgaben zu diesem Thema.
In welchem Lernfeld lernen Kaufleute für Büromanagement Beschaffung?
Nach dem Rahmenlehrplan (Fassung vom 20.03.2025) in Lernfeld 4 „Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen“ (1. Ausbildungsjahr, 120 Unterrichtsstunden).
Wird Beschaffung in Teil 1 oder Teil 2 der Abschlussprüfung geprüft?
Geprüft wird der Stoff damit in diesem Prüfungsbereich: Teil 1 „Informationstechnisches Büromanagement“ (schriftlich, 120 Minuten, 25 % der Endnote). Im Trainer sind die 12 Aufgaben so zugeordnet: AP1 12.
Welche Formeln brauche ich für Beschaffung?
Zu Beschaffung gehören vor allem: Bezugskalkulation (Einstandspreis), Nutzwertanalyse, Meldebestand (Bestellpunkt), Mindestbestand (Sicherheitsbestand), Durchschnittlicher Lagerbestand und Lagerumschlagshäufigkeit und Lagerdauer. Jede Formel steht mit Erklärung und Beispiel in der Formelsammlung.
Welche Aufgaben gibt es zu Beschaffung?
Im Trainer gibt es 12 Aufgaben zu Beschaffung: 6 Rechnung, 3 Multiple Choice und 3 Offen, 3 davon als schwer eingestuft. Zum Beispiel: Bezugspreis für Kopierpapier kalkulieren; Quantitativer Angebotsvergleich dreier Stuhllieferanten; Lieferantenauswahl mit der Nutzwertanalyse.
Kann ich Beschaffung kostenlos üben?
Zum Teil: 1 Karteikarte zu diesem Thema ist im Gratis-Zugang enthalten. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten sind insgesamt 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben. Alle übrigen Aufgaben und Karten gibt es mit dem Vollzugang.
Bei Büromausi übst du die 12 Aufgaben mit Musterlösung und wiederholst die 13 Karteikarten mit Wiederholungsplan — zusammen mit Prüfungssimulationen nach AO 2025. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten: 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben.