Teil 1 der Abschlussprüfung für Kaufmann und Kauffrau für Büromanagement heißt „Informationstechnisches Büromanagement“: ein berufstypischer, ganzheitlicher Arbeitsauftrag, den du computergestützt mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation bearbeitest (§ 9 BüroMKfAusbV). Hier findest du Aufbau und Gewichtung, Beispielaufgaben mit aufklappbarer Lösung und weitere Aufgabenstellungen, mit denen du AP1 gezielt üben kannst.
Ein durchgehender Arbeitsauftrag bei der Kontorhaus Brandt GmbH — von der Kundenanfrage über Angebot, Beschaffung und Rechnung bis zur Ablage. Mit Excel-Formeln, DIN 5008, Büroorganisation und Datenschutz, so wie in der computergestützten Prüfung.
Im Trainer: 26 prüfungsnahe Aufgaben (MC, Rechnung, offen). Die Aufgaben der Simulation verteilen sich auf 5 Themen (Anteil an den Punkten):
Textverarbeitung & Tabellenkalkulation (LF 2)25 % der Punkte
Büroorganisation & Datenschutz (LF 2)18 % der Punkte
Aufträge bearbeiten (LF 3)21 % der Punkte
Beschaffung & Verträge (LF 4)29 % der Punkte
Betrieb & Rolle (LF 1)7 % der Punkte
Gewichtung nach § 15 BüroMKfAusbV: „Informationstechnisches Büromanagement“ 25 %, „Kundenbeziehungsprozesse“ 30 %, „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ 35 % und „Wirtschafts- und Sozialkunde“ 10 %.
Drei typische Aufgaben aus Teil 1 — Aufbewahrungsfristen in der Büroorganisation, eine Bezugskalkulation im Einkauf und eine Frage zu den Grenzen der Prokura. Erst selbst lösen, dann die Lösung aufklappen.
Situation: Sie sortieren im Archiv der Kontorhaus Brandt GmbH Unterlagen aus. Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gelten für einen Teil der Unterlagen verkürzte Aufbewahrungsfristen.
Aufgabe: Welche Zuordnung von Unterlage und gesetzlicher Aufbewahrungsfrist ist zutreffend?
Eingangsrechnung — 6 Jahre
Kontoauszug der Bank (Buchungsbeleg) — 8 Jahre
Inventar und Jahresabschluss — 8 Jahre
Empfangener Geschäftsbrief (Anfrage eines Kunden) — 10 Jahre
Ausgangsrechnung — 10 Jahre
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Richtig: B
Seit dem BEG IV (ab 01.01.2025) gilt: Buchungsbelege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Quittungen 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien abgesandter Briefe sind 6 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Tipp: Ordne jede Unterlage zuerst einer Gruppe zu: Handelsbuch/Abschluss, Buchungsbeleg oder Geschäftsbrief — für jede Gruppe gilt eine eigene Frist.
Situation: Die Papierhaus Lenz KG bietet der Kontorhaus Brandt GmbH 400 Pakete Kopierpapier A4 (je 500 Blatt) zu 4,20 € netto je Paket an. Konditionen: 15 % Rabatt, 3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, Fracht 48,00 € und Verpackung 12,00 € netto.
Aufgabe: Berechnen Sie den Bezugspreis der gesamten Lieferung und den Bezugspreis je Paket (auf zwei Nachkommastellen) bei Skontoausnutzung.
Situation: Jonas Reuter ist Prokurist der Kontorhaus Brandt GmbH (Einzelprokura, im Handelsregister eingetragen). Während des Urlaubs der Geschäftsführerin Dr. Ilka Brandt stehen mehrere Entscheidungen an.
Aufgabe: Welches Rechtsgeschäft darf Herr Reuter allein aufgrund seiner Prokura NICHT vornehmen?
Einen Bankkredit über 80.000 € für die Lagererweiterung aufnehmen
Eine neue Sachbearbeiterin für den Kundenservice einstellen
Einen Rahmenvertrag mit der Sitzwerk Möbel AG abschließen
Das Betriebsgrundstück in der Weserstraße verkaufen
Einen Rechtsstreit gegen einen säumigen Kunden führen
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Richtig: D
Die Prokura ermächtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften, die der Betrieb irgendeines Handelsgewerbes mit sich bringt (§ 49 Abs. 1 HGB) — also auch Kredite, Einstellungen, Verträge und Prozesse. Zur Veräußerung und Belastung von Grundstücken ist der Prokurist nach § 49 Abs. 2 HGB nur mit besonderer Befugnis berechtigt. Nicht erlaubt sind außerdem Geschäfte, die dem Inhaber bzw. der Geschäftsführung persönlich vorbehalten sind (z. B. Jahresabschluss unterschreiben, Prokura erteilen, Insolvenzantrag stellen).
Tipp: Prokura ist sehr weit — prüfe, für welche Geschäfte § 49 Abs. 2 HGB eine besondere Befugnis verlangt.
Weitere Aufgaben zum Üben
Im Trainer gehören 72 Aufgaben zu den Lernfeldern dieses Bereichs. Eine Auswahl der Aufgabenstellungen — die Lösungswege stehen im Trainer:
Vollmachtsarten im Einkauf unterscheidenMultiple Choice · Mittel · LF 1
Excel und DIN 5008 sicher können. Teil 1 wird computergestützt bearbeitet. Viele Punkte hängen an Zellbezügen, WENN-, SVERWEIS- und SUMMEWENN-Formeln und an den Regeln der DIN 5008 für Geschäftsbriefe — beides lässt sich gezielt trainieren.
Rechenwege der Beschaffung. Bezugskalkulation mit Rabatt, Skonto und Bezugskosten, Angebotsvergleich mit Nutzwertanalyse, Meldebestand und Lagerkennzahlen kommen in Lernfeld 4 immer wieder vor. Wer die Schemata sicher kann, gewinnt Zeit für die offenen Aufgaben.
Begriffe sauber abgrenzen. Prokura und Handlungsvollmacht, Aufbewahrungsfristen, Anfrage und Angebot, Nichtigkeit und Anfechtung: Hier wird oft nach dem Unterschied gefragt. Kurze tägliche Wiederholung mit Karteikarten hält sie im Gedächtnis.
Auf Zeit üben. 120 Minuten für einen ganzen Arbeitsauftrag sind knapp. Schreib mindestens einen kompletten Durchlauf unter Prüfungsbedingungen. Welche Hilfsmittel zugelassen sind, steht in den Hinweisen deiner IHK.
Wie lange dauert Teil 1 (AP1) für Kaufleute für Büromanagement?
Informationstechnisches Büromanagement dauert in der Prüfung 120 Minuten. Die Simulation im Trainer hat 26 Aufgaben mit 162 Punkten.
Wie stark zählt Teil 1 (AP1) für die Endnote?
Der Prüfungsbereich „Informationstechnisches Büromanagement“ zählt 25 % der Endnote. Gewichtung nach § 15 BüroMKfAusbV: „Informationstechnisches Büromanagement“ 25 %, „Kundenbeziehungsprozesse“ 30 %, „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ 35 % und „Wirtschafts- und Sozialkunde“ 10 %. Die Abschlussprüfung ist gestreckt: Teil 1 findet im vierten Ausbildungshalbjahr statt, Teil 2 am Ende der Ausbildung.
Was kommt in Teil 1 dran?
Ein durchgehender Arbeitsauftrag bei der Kontorhaus Brandt GmbH — von der Kundenanfrage über Angebot, Beschaffung und Rechnung bis zur Ablage. Mit Excel-Formeln, DIN 5008, Büroorganisation und Datenschutz, so wie in der computergestützten Prüfung. Die Anteile der Themen in der Simulation: Textverarbeitung & Tabellenkalkulation (LF 2) 25 %, Büroorganisation & Datenschutz (LF 2) 18 %, Aufträge bearbeiten (LF 3) 21 %, Beschaffung & Verträge (LF 4) 29 %, Betrieb & Rolle (LF 1) 7 %.
Welche Lernfelder muss ich für Teil 1 können?
Vor allem: Lernfeld 1 (Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren), Lernfeld 2 (Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren), Lernfeld 3 (Aufträge bearbeiten), Lernfeld 4 (Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen).
Wie übe ich AP1 als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement am besten?
Erst Excel-Formeln und DIN-5008-Regeln sicher können, dann Begriffe aus Büroorganisation, Auftragsbearbeitung, Beschaffung und Vertragsrecht mit Karteikarten wiederholen und zum Schluss ganze Durchläufe in 120 Minuten schreiben. Im Trainer gibt es dafür 2 AP1-Simulationen mit je 26 Aufgaben.
Wird Teil 1 am Computer geschrieben?
Ja. Nach § 9 BüroMKfAusbV bearbeitest du einen berufstypischen, ganzheitlichen Arbeitsauftrag schriftlich und computergestützt. Nachzuweisen ist, dass du Büro- und Beschaffungsprozesse organisieren, kundenorientiert bearbeiten und mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation recherchieren, dokumentieren und kalkulieren kannst. Welche Software und welche Hilfsmittel genau bereitstehen, steht in den Hinweisen deiner IHK. Der Trainer übt die Inhalte ohne echte Datei: Excel-Formeln auswählen und auswerten, Fehler finden, DIN-5008-Regeln anwenden.
Welche Rechenaufgaben kommen in AP1 vor?
Im Trainer sind 22 Rechenaufgaben Teil 1 zugeordnet, zum Beispiel: Personalstruktur für die Betriebspräsentation auswerten; Umsatzentwicklung und Umsatz je Mitarbeitenden berechnen; Vernichtungszeitpunkt archivierter Unterlagen bestimmen; Mindestgrundfläche eines Gruppenbüros nach ASR A1.2; Seitenränder und Satzspiegel eines Briefes einstellen; Umsatz einer Produktgruppe mit SUMMEWENN ermitteln.
Kann ich AP1 kostenlos üben?
Ja, in Teilen. Kostenlos und ohne Zahlungsdaten sind 5 Aufgaben mit Musterlösung, 10 Karteikarten und eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben. Die Probe-Simulation besteht aus den ersten 8 Aufgaben der AP1 mit Uhr und Auswertung; 2 der freien Aufgaben gehören zu Teil 1.
Abschlussprüfung Teil 1 prüfungsnah proben
Bei Büromausi läuft diese Prüfung als prüfungsnahe Simulation in Prüfungslänge: 120 Minuten, 26 Aufgaben, 162 Punkte, Auswertung nach dem IHK-Notenschlüssel. Gratis gibt es eine Probe-Simulation mit 8 Aufgaben.