Formel · Reisekosten
Fahrtkosten Dienstreise (Kilometerpauschale)
Fährt jemand eine Dienstreise mit dem privaten Fahrzeug, darf der Arbeitgeber je gefahrenem Kilometer pauschal 0,30 € (Pkw) bzw. 0,20 € (Motorrad, Motorroller, Moped) steuerfrei erstatten.
Fahrtkostenerstattung = gefahrene Kilometer × 0,30 € (Pkw) bzw. 0,20 € (Motorrad, Moped)
Bei Dienstreisen mit dem privaten Fahrzeug zählt jeder gefahrene Kilometer (Hin- und Rückweg). Nicht verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg (2026: 0,38 € je Entfernungskilometer).
Typische Fehler bei Fahrtkosten Dienstreise
- Nur die einfache Strecke ansetzen — bei Dienstreisen zählt jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückweg und Fahrten vor Ort.
- Dienstreise und Arbeitsweg verwechseln: Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale (2026: 0,38 € je Entfernungskilometer), die nur in der Steuererklärung wirkt.
- Bei der Fahrt mit der Bahn oder dem Firmenwagen Kilometerpauschale ansetzen — bei der Bahn wird das Ticket erstattet, die Kosten des Firmenwagens trägt der Betrieb ohnehin.
Wo Fahrtkosten Dienstreise in der Prüfung vorkommt
Die Formel gehört zu Lernfeld 12: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren. Veranstaltungen und Geschäftsreisen planen, durchführen, nachbereiten und abrechnen.
In der Abschlussprüfung gehört das zum Stoff von Lernfeld 12 (Teil 2 / Fachgespräch). Aufbau und Inhalte der Prüfungsbereiche: Kundenbeziehungsprozesse · Auftrag, Kunde & Personal.
Die Begriffe dazu
- Fahrtkosten und Reisekostenabrechnung
- Privat-Pkw auf Dienstreisen: 0,30 € je gefahrenem Kilometer (z. B. Bremen–Hannover und zurück, 250 km = 75 €). Bahn, Flug, Taxi: tatsächliche Kosten laut Beleg. Abrechnung mit Reisezweck, Datum und Uhrzeiten, Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten (Hotelrechnung) und Nebenkosten (Parken, Maut), meist innerhalb einer im Betrieb festgelegten Frist.
- Hotelrechnung einer Dienstreise — welche Steuersätze?
- Übernachtung: 7 % USt. Frühstück: seit 01.01.2026 Speisen 7 %, Getränke 19 % (bis 2025 das ganze Frühstück 19 %). Parken, WLAN und andere Nebenleistungen: 19 %. Die Leistungen werden in der Rechnung getrennt ausgewiesen; Nebenleistungen oft in einem Sammelposten („Business-Package“). Ist die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt, ist die Vorsteuer abziehbar. Verpflegungspauschalen enthalten dagegen keine abziehbare Vorsteuer.
- Verpflegungspauschalen Inland 2026
- 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise; 28 € für jeden vollen Kalendertag (24 Std.). Beispiel 2-tägige Reise mit Übernachtung: 14 € + 14 € = 28 €. Die Pauschalen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten; maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
- Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
- Gekürzt wird immer vom 28-€-Satz: Frühstück 20 % = 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 40 % = 11,20 €. Beispiel: Anreise 14 €, Abreise 14 € − 5,60 € (Hotelfrühstück) = 8,40 € → Erstattung 22,40 €. Die Pauschale kann dadurch höchstens auf 0 € sinken.
- Geschäftsreise planen — Verkehrsmittel und Ausland
- Verkehrsmittelwahl nach Kosten, Zeit, Arbeitsmöglichkeit unterwegs, Umwelt (Bahn statt Kurzstreckenflug) und Reiserichtlinie. Reiseplan mit Verbindungen, Hotel, Terminen und Ansprechpartnern. Ausland zusätzlich: Pass/Visum, länderspezifische Verpflegungspauschalen laut BMF-Tabelle, Auslandskrankenversicherung, bei Arbeit in der EU die A1-Bescheinigung.
Damit üben
Zu diesem Lernfeld liegen im Trainer 5 Aufgaben mit Musterlösung bereit — ein Ausschnitt:
- Reisekostenabrechnung einer dreitägigen Messereise
- Budget für einen Kundenabend kalkulieren
- Aufgaben der Veranstaltungsnachbereitung
- Verpflegungspauschale bei eintägiger Reise mit Mittagessen
- Geschäftsreise nach München planen
Verwandte Formeln
- Verpflegungsmehraufwand (Inland 2026)
Pauschale je Tag (14 € bzw. 28 €) − Kürzung für gestellte Mahlzeiten (Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 €) - Leasing oder Kreditkauf (Kostenvergleich)
Leasing = Sonderzahlung + Leasingrate × Monate (+ ggf. Kaufpreis am Ende); Kreditkauf = Kaufpreis + Kreditzinsen + Gebühren + Nebenkosten − Restwert - Dreisatz
proportional: gesuchter Wert = bekannter Wert ÷ bekannte Menge × neue Menge; umgekehrt proportional: gesuchter Wert = bekannter Wert × bekannte Menge ÷ neue Menge
Häufige Fragen
Wie lautet die Formel für Fahrtkosten Dienstreise?
Fahrtkosten Dienstreise (Kilometerpauschale): Fahrtkostenerstattung = gefahrene Kilometer × 0,30 € (Pkw) bzw. 0,20 € (Motorrad, Moped) — Bei Dienstreisen mit dem privaten Fahrzeug zählt jeder gefahrene Kilometer (Hin- und Rückweg). Nicht verwechseln mit der Entfernungspauschale für den Arbeitsweg (2026: 0,38 € je Entfernungskilometer).
Welche Fehler passieren bei Fahrtkosten Dienstreise häufig?
Nur die einfache Strecke ansetzen — bei Dienstreisen zählt jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückweg und Fahrten vor Ort. Dienstreise und Arbeitsweg verwechseln: Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt die Entfernungspauschale (2026: 0,38 € je Entfernungskilometer), die nur in der Steuererklärung wirkt. Bei der Fahrt mit der Bahn oder dem Firmenwagen Kilometerpauschale ansetzen — bei der Bahn wird das Ticket erstattet, die Kosten des Firmenwagens trägt der Betrieb ohnehin.
Wie sieht ein Praxisbeispiel für die Kilometerpauschale aus?
Vertriebsmitarbeiter Malte Hinrichs fährt für die Kontorhaus Brandt GmbH mit dem eigenen Pkw von Bremen zur Messe nach Hannover und zurück, zusammen 250 km. Fahrtkostenerstattung: 250 km × 0,30 € = 75,00 €. Zusammen mit dem Verpflegungsmehraufwand von 33,60 € und den belegten Hotelkosten ergibt das die Reisekostenabrechnung.
Wie kommt die Kilometerpauschale in der Prüfung vor?
Als Teil der Reisekostenabrechnung in Lernfeld 12 und in der Wahlqualifikation „Assistenzaufgaben übernehmen“, oft verbunden mit der Wahl des Verkehrsmittels: Pkw gegen Bahn nach Kosten, Zeit und Nachhaltigkeit vergleichen.
In welchem Lernfeld kommt Fahrtkosten Dienstreise vor?
Die Formel gehört zu Lernfeld 12 „Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren“ (3. Ausbildungsjahr, Prüfungsbereich Teil 2 / Fachgespräch).
Welche Formeln gehören noch zu Reisekosten?
Zum Bereich Reisekosten zählen außerdem: Verpflegungsmehraufwand (Inland 2026).
Rechnen statt nachschlagen
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