Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren

Themen und Ausbildungsinhalte in Lernfeld 12

• Veranstaltungsplanung & Checklisten
• Budget, Einladung, Raum & Catering
• Reiseplanung & Verkehrsmittelwahl
• Reisekostenabrechnung & Pauschalen
• Nachbereitung & Erfolgskontrolle

Wichtige Begriffe in Lernfeld 12

Hotelrechnung einer Dienstreise — welche Steuersätze?

Übernachtung: 7 % USt. Frühstück: seit 01.01.2026 Speisen 7 %, Getränke 19 % (bis 2025 das ganze Frühstück 19 %). Parken, WLAN und andere Nebenleistungen: 19 %. Die Leistungen werden in der Rechnung getrennt ausgewiesen; Nebenleistungen oft in einem Sammelposten („Business-Package“). Ist die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt, ist die Vorsteuer abziehbar. Verpflegungspauschalen enthalten dagegen keine abziehbare Vorsteuer.

Bewirtung von Geschäftspartnern — steuerliche Behandlung

Angemessene Bewirtungskosten sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, die Vorsteuer zu 100 %. Pflicht: Bewirtungsbeleg mit Ort, Datum, Teilnehmenden, Anlass und Höhe, unterschrieben, maschinell erstellte Gaststättenrechnung. Die Bewirtung eigener Mitarbeitender (z. B. Betriebsfeier) fällt nicht unter diese Regel.

Veranstaltungsplanung — die Phasen

Vorbereitung: Ziel, Zielgruppe, Termin, Budget, Ort/Raum, Programm, Referenten, Catering, Technik, Einladung mit Anmeldeschluss. Durchführung: Empfang, Teilnehmerliste, Ablauf nach Regieplan. Nachbereitung: Dank an Teilnehmende und Referenten, Feedback auswerten, Rechnungen prüfen, Soll-Ist-Vergleich des Budgets, Dokumentation.

Bestuhlungsformen und ihr Einsatz

Reihenbestuhlung (Kino): viele Personen, Vortrag, wenig Interaktion. Parlament: Reihen mit Tischen, Schreiben möglich. U-Form: Seminar bis ca. 25 Personen, Blickkontakt und Diskussion. Block/Konferenz: Besprechung. Bankett/Runde Tische: Gala, Workshop in Gruppen. Stehtische: Empfang, Networking.

Veranstaltungsbudget — Kostenblöcke

Fixe Kosten: Raummiete, Technik, Referentenhonorar, Werbung/Einladungen. Variable Kosten je Teilnehmer: Catering, Tagungsunterlagen, Namensschilder. Kosten pro Teilnehmer = Gesamtkosten ÷ Teilnehmerzahl. Ein Puffer von etwa 10 % für Unvorhergesehenes ist üblich; Stornobedingungen der Hotels beachten.

Verpflegungspauschalen Inland 2026

14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise; 28 € für jeden vollen Kalendertag (24 Std.). Beispiel 2-tägige Reise mit Übernachtung: 14 € + 14 € = 28 €. Die Pauschalen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten; maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Gekürzt wird immer vom 28-€-Satz: Frühstück 20 % = 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 40 % = 11,20 €. Beispiel: Anreise 14 €, Abreise 14 € − 5,60 € (Hotelfrühstück) = 8,40 € → Erstattung 22,40 €. Die Pauschale kann dadurch höchstens auf 0 € sinken.

Fahrtkosten und Reisekostenabrechnung

Privat-Pkw auf Dienstreisen: 0,30 € je gefahrenem Kilometer (z. B. Bremen–Hannover und zurück, 250 km = 75 €). Bahn, Flug, Taxi: tatsächliche Kosten laut Beleg. Abrechnung mit Reisezweck, Datum und Uhrzeiten, Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten (Hotelrechnung) und Nebenkosten (Parken, Maut), meist innerhalb einer im Betrieb festgelegten Frist.

Im Trainer liegen 9 Karteikarten zu diesem Lernfeld — die übrigen 1 wiederholst du dort im Spaced-Repetition-Rhythmus.

Mehr Karteikarten für Kaufleute für Büromanagement — alle Lernfelder und wie die Wiederholung funktioniert.

Beispielaufgabe mit Lösung: Reisekostenabrechnung einer dreitägigen Messereise

Rechnung · AP2 · Lernfeld 12

Situation: Vertriebsleiter Malte Jansen fährt mit seinem privaten Pkw von Bremen zu einer Fachmesse nach Köln (einfache Strecke 318 km). Abfahrt Montag, 05.10.2026, 07:00 Uhr, Rückkehr Mittwoch, 07.10.2026, 18:30 Uhr. Die Hotelrechnung über 2 Übernachtungen mit Frühstück (264,00 € gesamt) ist auf die Kontorhaus Brandt GmbH ausgestellt; Herr Jansen hat sie ausgelegt. Am Dienstagabend nimmt er an einem vom Arbeitgeber bezahlten Abendessen mit Kunden teil. Parkgebühren laut Beleg: 24,00 €. Es gelten die steuerlichen Pauschalen 2026.

Aufgabe: Berechnen Sie die Fahrtkosten, den Verpflegungsmehraufwand und den gesamten Erstattungsbetrag.

Formeln zu Lernfeld 12

• Verpflegungsmehraufwand (Inland 2026)
• Fahrtkosten Dienstreise (Kilometerpauschale)

Themen in Lernfeld 12 zum Nachschlagen

Jedes Thema hat eine eigene Seite mit den wichtigsten Begriffen aus dem Trainer, den Aufgabenstellungen und den passenden Formeln:

• Rechnungswesen
  Das Rechnungswesen erfasst alle Geschäftsfälle eines Unternehmens in Zahlen — von Inventur, Inventar und Bilanz über Buchungssätze auf Bestands- und Erfolgskonten mit Umsatzsteuer bis zur Erfolgsermittlung in der GuV.
• Veranstaltungen und Geschäftsreisen
  Veranstaltungs- und Reisemanagement umfasst die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, Messen und Firmenveranstaltungen sowie die Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen nach den steuerlichen Pauschalen.

Typische Prüfungsaufgaben zu Lernfeld 12

Der Trainer enthält 5 Aufgaben zu diesem Lernfeld, verteilt auf 3 Aufgabenformate (Rechnung, Multiple Choice, Offen). Ein Ausschnitt der Aufgabenstellungen:

• Reisekostenabrechnung einer dreitägigen MessereiseRechnung · Schwer
• Budget für einen Kundenabend kalkulierenRechnung · Mittel
• Aufgaben der VeranstaltungsnachbereitungMultiple Choice · Leicht
• Verpflegungspauschale bei eintägiger Reise mit MittagessenMultiple Choice · Mittel
• Geschäftsreise nach München planenOffen · Mittel

Häufige Fragen zu Lernfeld 12

Alle 13 Lernfelder