Formel · Reisekosten
Verpflegungsmehraufwand (Inland 2026)
Der Verpflegungsmehraufwand ist die steuerfreie Pauschale, die der Arbeitgeber für die Mehrkosten der Verpflegung auf einer Dienstreise erstatten darf — 2026 im Inland 14 € oder 28 € je Tag, gekürzt um gestellte Mahlzeiten.
Pauschale je Tag (14 € bzw. 28 €) − Kürzung für gestellte Mahlzeiten (Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 €)
§ 9 Abs. 4a EStG: 14 € bei mehr als 8 Std Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise, 28 € für volle 24 Std. Kürzung: 20 % bzw. 40 % des 28-€-Satzes — auch an 14-€-Tagen, höchstens bis 0 €.
Typische Fehler bei Verpflegungsmehraufwand
- Die Kürzung vom Tagessatz berechnen: Gekürzt wird immer vom vollen 28-€-Satz — 5,60 € für ein Frühstück, je 11,20 € für Mittag- oder Abendessen, auch an 14-€-Tagen.
- Den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise an die 8-Stunden-Grenze koppeln — für diese Tage gibt es die 14 € ohne Mindestabwesenheit.
- Das im Hotelpreis enthaltene Frühstück nicht kürzen, weil es auf der Hotelrechnung nicht gesondert steht.
Wo Verpflegungsmehraufwand in der Prüfung vorkommt
Die Formel gehört zu Lernfeld 12: Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren. Veranstaltungen und Geschäftsreisen planen, durchführen, nachbereiten und abrechnen.
In der Abschlussprüfung gehört das zum Stoff von Lernfeld 12 (Teil 2 / Fachgespräch). Aufbau und Inhalte der Prüfungsbereiche: Kundenbeziehungsprozesse · Auftrag, Kunde & Personal.
Die Begriffe dazu
- Verpflegungspauschalen Inland 2026
- 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise; 28 € für jeden vollen Kalendertag (24 Std.). Beispiel 2-tägige Reise mit Übernachtung: 14 € + 14 € = 28 €. Die Pauschalen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten; maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
- Hotelrechnung einer Dienstreise — welche Steuersätze?
- Übernachtung: 7 % USt. Frühstück: seit 01.01.2026 Speisen 7 %, Getränke 19 % (bis 2025 das ganze Frühstück 19 %). Parken, WLAN und andere Nebenleistungen: 19 %. Die Leistungen werden in der Rechnung getrennt ausgewiesen; Nebenleistungen oft in einem Sammelposten („Business-Package“). Ist die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt, ist die Vorsteuer abziehbar. Verpflegungspauschalen enthalten dagegen keine abziehbare Vorsteuer.
- Veranstaltungsbudget — Kostenblöcke
- Fixe Kosten: Raummiete, Technik, Referentenhonorar, Werbung/Einladungen. Variable Kosten je Teilnehmer: Catering, Tagungsunterlagen, Namensschilder. Kosten pro Teilnehmer = Gesamtkosten ÷ Teilnehmerzahl. Ein Puffer von etwa 10 % für Unvorhergesehenes ist üblich; Stornobedingungen der Hotels beachten.
- Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
- Gekürzt wird immer vom 28-€-Satz: Frühstück 20 % = 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 40 % = 11,20 €. Beispiel: Anreise 14 €, Abreise 14 € − 5,60 € (Hotelfrühstück) = 8,40 € → Erstattung 22,40 €. Die Pauschale kann dadurch höchstens auf 0 € sinken.
- Fahrtkosten und Reisekostenabrechnung
- Privat-Pkw auf Dienstreisen: 0,30 € je gefahrenem Kilometer (z. B. Bremen–Hannover und zurück, 250 km = 75 €). Bahn, Flug, Taxi: tatsächliche Kosten laut Beleg. Abrechnung mit Reisezweck, Datum und Uhrzeiten, Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten (Hotelrechnung) und Nebenkosten (Parken, Maut), meist innerhalb einer im Betrieb festgelegten Frist.
Damit üben
Zu diesem Lernfeld liegen im Trainer 5 Aufgaben mit Musterlösung bereit — ein Ausschnitt:
- Reisekostenabrechnung einer dreitägigen Messereise
- Budget für einen Kundenabend kalkulieren
- Aufgaben der Veranstaltungsnachbereitung
- Verpflegungspauschale bei eintägiger Reise mit Mittagessen
- Geschäftsreise nach München planen
Verwandte Formeln
- Fahrtkosten Dienstreise (Kilometerpauschale)
Fahrtkostenerstattung = gefahrene Kilometer × 0,30 € (Pkw) bzw. 0,20 € (Motorrad, Moped) - Prozentwert und Prozentsatz
Prozentwert = Grundwert × Prozentsatz ÷ 100; Prozentsatz = Prozentwert ÷ Grundwert × 100; Grundwert = Prozentwert × 100 ÷ Prozentsatz - Soll-Ist-Abweichung
Abweichung absolut = Ist − Soll; Abweichung in % = (Ist − Soll) ÷ Soll × 100
Häufige Fragen
Wie lautet die Formel für Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand (Inland 2026): Pauschale je Tag (14 € bzw. 28 €) − Kürzung für gestellte Mahlzeiten (Frühstück 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 11,20 €) — § 9 Abs. 4a EStG: 14 € bei mehr als 8 Std Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise, 28 € für volle 24 Std. Kürzung: 20 % bzw. 40 % des 28-€-Satzes — auch an 14-€-Tagen, höchstens bis 0 €.
Welche Fehler passieren bei Verpflegungsmehraufwand häufig?
Die Kürzung vom Tagessatz berechnen: Gekürzt wird immer vom vollen 28-€-Satz — 5,60 € für ein Frühstück, je 11,20 € für Mittag- oder Abendessen, auch an 14-€-Tagen. Den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise an die 8-Stunden-Grenze koppeln — für diese Tage gibt es die 14 € ohne Mindestabwesenheit. Das im Hotelpreis enthaltene Frühstück nicht kürzen, weil es auf der Hotelrechnung nicht gesondert steht.
Wie sieht eine Reisekostenabrechnung zum Verpflegungsmehraufwand aus?
Vertriebsmitarbeiter Malte Hinrichs von der Kontorhaus Brandt GmbH fährt am Montag um 7:00 Uhr zu einer Messe in Hannover und ist am Mittwoch um 19:30 Uhr zurück. Zwei Hotelübernachtungen mit Frühstück, auf die Firma gebucht; am Dienstag ist das Mittagessen in der Tagungsgebühr enthalten, die die Firma bezahlt hat. Montag (Anreisetag): 14,00 €. Dienstag (24 Std): 28,00 € − 5,60 € Frühstück − 11,20 € Mittagessen = 11,20 €. Mittwoch (Abreisetag): 14,00 € − 5,60 € Frühstück = 8,40 €. Erstattung: 33,60 €.
Welche Verpflegungspauschalen gelten 2026?
Im Inland 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise und 28 € für jeden Tag mit 24 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG). Die Pauschalen gelten nur für die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte. Für Auslandsreisen gibt das Bundesfinanzministerium länderweise eigene Sätze heraus.
Wie wird die Reisekostenabrechnung in der Prüfung abgefragt?
In Teil 2 aus Lernfeld 12 (Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren) und in der Wahlqualifikation „Assistenzaufgaben übernehmen“: eine Reise mit Uhrzeiten und Mahlzeiten abrechnen, Fahrt- und Übernachtungskosten ergänzen, die Abrechnung in Excel aufbauen. Die Pauschalen werden meist in der Aufgabe genannt.
In welchem Lernfeld kommt Verpflegungsmehraufwand vor?
Die Formel gehört zu Lernfeld 12 „Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren“ (3. Ausbildungsjahr, Prüfungsbereich Teil 2 / Fachgespräch).
Welche Formeln gehören noch zu Reisekosten?
Zum Bereich Reisekosten zählen außerdem: Fahrtkosten Dienstreise (Kilometerpauschale).
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