Lernfeld 13 · Kaufmann/-frau für Büromanagement · AO 2025

Ein Projekt planen und durchführen

Der Abschluss der Ausbildung: ein betriebliches Projekt mit SMART-Zielen, Strukturplan, Meilensteinen und Gantt-Diagramm planen, im Team umsetzen, präsentieren und reflektieren.

  • 3. Ausbildungsjahr
  • 40 Unterrichtsstunden
  • Prüfung: Fachgespräch

Themen und Ausbildungsinhalte in Lernfeld 13

  • Projektauftrag & SMART-Ziele
  • Projektphasen, Strukturplan, Meilensteine
  • Zeitplanung (Gantt) & Ressourcen
  • Teamarbeit, Stakeholder & Risiken
  • Präsentation & Projektabschluss

Wichtige Begriffe in Lernfeld 13

Was ist ein Projekt? — Merkmale
Einmaligkeit (keine Routine), klares Ziel, zeitliche Begrenzung (Start und Ende), begrenzte Ressourcen (Budget, Personal), Komplexität und eigene Projektorganisation. Beispiel: Umzug der Abteilung Rechnungswesen in neue Räume, Einführung eines DMS, Organisation der Hausmesse.
Magisches Dreieck des Projektmanagements
Qualität/Leistung, Zeit und Kosten hängen voneinander ab: Wer den Termin vorzieht, braucht mehr Budget oder muss Leistungsumfang streichen. „Magisch“, weil sich nicht alle drei gleichzeitig optimieren lassen — die Projektleitung muss Prioritäten mit dem Auftraggeber klären.
SMART-Ziele formulieren
Spezifisch, Messbar, Attraktiv (bzw. akzeptiert), Realistisch, Terminiert. Nicht SMART: „Die Ablage soll besser werden.“ SMART: „Bis 31.03.2027 sind alle Kundenakten der Jahre 2024–2026 im DMS erfasst, Suchzeit pro Akte unter 1 Minute.“
Projektphasen und Projektauftrag
Initiierung (Projektauftrag mit Ziel, Budget, Termin, Projektleitung, Auftraggeber) → Planung (Arbeitspakete, Termine, Ressourcen, Risiken) → Durchführung und Steuerung (Soll-Ist-Vergleich, Statusberichte) → Abschluss (Abnahme, Abschlussbericht, Lessons learned).
Projektstrukturplan (PSP) und Arbeitspaket
Der PSP zerlegt das Projekt hierarchisch in Teilprojekte und Arbeitspakete — WAS ist zu tun (noch ohne Reihenfolge). Ein Arbeitspaket ist die kleinste Planungseinheit mit klarem Ergebnis, Verantwortlichem, Dauer und Kosten. Gliederung objekt-, funktions- oder phasenorientiert.
Gantt-Diagramm, Meilenstein, kritischer Pfad
Gantt-Diagramm (Balkenplan): Vorgänge als Balken auf einer Zeitachse — übersichtlich, auch in Excel erstellbar. Meilenstein: überprüfbares Zwischenereignis ohne Dauer (z. B. „Raumplanung freigegeben“). Netzplan: zeigt Abhängigkeiten; der kritische Pfad ist die längste Vorgangskette ohne Puffer — jede Verzögerung darauf verschiebt das Projektende.
Stakeholder-Analyse und Lessons learned
Stakeholder sind alle, die das Projekt beeinflussen oder davon betroffen sind (Geschäftsführung, Team, Betriebsrat, betroffene Abteilungen, Kunden, Lieferanten) — bewertet nach Einfluss und Einstellung, daraus folgt der Kommunikationsplan. Lessons learned: Am Projektende festhalten, was gut lief und was künftig anders gemacht wird.

Mehr Karteikarten für Kaufleute für Büromanagement — alle Lernfelder und wie die Wiederholung funktioniert.

Beispielaufgabe mit Lösung: Projektziele nach SMART formulieren

Multiple Choice · AP2 · Lernfeld 13

Situation: Die Kontorhaus Brandt GmbH startet das Projekt „Digitaler Rechnungseingang“. Für den Projektauftrag liegen mehrere Zielformulierungen vor.

Aufgabe: Welche Zielformulierung entspricht der SMART-Regel?

  1. „Wir wollen den Rechnungseingang mit einem neuen Freigabe-Workflow möglichst schnell modernisieren.“
  2. „Alle Eingangsrechnungen sollen irgendwann vollständig digital im Workflow bearbeitet werden.“
  3. „Die Buchhaltung soll durch die Digitalisierung künftig deutlich effizienter und zufriedener arbeiten.“
  4. „Bis 31.03.2027 bearbeitet das Team Kreditorenbuchhaltung 90 % der Eingangsrechnungen digital im Freigabe-Workflow.“
  5. „Ab sofort wird keine einzige Rechnung mehr gedruckt — weder Eingangs- noch Ausgangsrechnungen.“
Lösung anzeigen

Richtig: D

SMART = spezifisch, messbar, attraktiv/akzeptiert, realistisch, terminiert. Nur die Formulierung mit Bearbeitungsquote nennt einen konkreten Inhalt, eine Messgröße (90 %), einen Termin (31.03.2027) und eine Verantwortung. „Ab sofort keine einzige Rechnung“ ist zwar messbar, geht aber über das Projekt hinaus (auch Ausgangsrechnungen) und ist unrealistisch — Kleinunternehmer dürfen dauerhaft, kleinere Unternehmen bis Ende 2027 noch Papierrechnungen ausstellen, und Privatkunden müssen einer elektronischen Rechnung zustimmen.

Tipp: Prüfe jede Formulierung an allen fünf Buchstaben — ein fehlendes Kriterium genügt zum Ausschluss.

Themen in Lernfeld 13 zum Nachschlagen

Jedes Thema hat eine eigene Seite mit den wichtigsten Begriffen aus dem Trainer, den Aufgabenstellungen und den passenden Formeln:

  • Geschäftsprozesse und Projektmanagement
    Geschäftsprozesse sind wiederkehrende Abläufe, die Unternehmen darstellen, messen und verbessern; ein Projekt ist dagegen ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit festem Ziel, Budget und Team, das mit Projektauftrag, SMART-Zielen, Strukturplan und Meilensteinen gesteuert wird.

Typische Prüfungsaufgaben zu Lernfeld 13

Der Trainer enthält 2 Aufgaben zu diesem Lernfeld, verteilt auf 2 Aufgabenformate (Multiple Choice, Offen). Ein Ausschnitt der Aufgabenstellungen:

  • Projektziele nach SMART formulierenMultiple Choice · Leicht
  • Projektauftrag und magisches DreieckOffen · Mittel

Häufige Fragen zu Lernfeld 13

In welchem Ausbildungsjahr kommt Lernfeld 13 dran?

Lernfeld 13 „Ein Projekt planen und durchführen“ ist im Rahmenlehrplan dem 3. Ausbildungsjahr zugeordnet und umfasst 40 Unterrichtsstunden.

In welchem Prüfungsteil wird Lernfeld 13 geprüft?

Lernfeld 13 hat keinen eigenen schriftlichen Prüfungsbereich. Es ist typischer Stoff für das fallbezogene Fachgespräch im Prüfungsbereich „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ (35 %). Die Abschlussprüfung für Kaufleute für Büromanagement ist gestreckt: Teil 1 findet im vierten Ausbildungshalbjahr statt, Teil 2 am Ende der Ausbildung (§ 7 BüroMKfAusbV).

Was muss ich in Lernfeld 13 können?

Ein betriebliches Projekt im Team planen, steuern, präsentieren und reflektieren. Die Kernthemen sind: Projektauftrag & SMART-Ziele; Projektphasen, Strukturplan, Meilensteine; Zeitplanung (Gantt) & Ressourcen; Teamarbeit, Stakeholder & Risiken; Präsentation & Projektabschluss.

Wie viel Übungsmaterial gibt es zu Lernfeld 13?

Bei Büromausi sind 2 Aufgaben mit Musterlösung und 7 Karteikarten diesem Lernfeld zugeordnet. Ein Teil davon ist ohne Bezahlung zugänglich.

Lernfeld 13 gezielt üben

Bei Büromausi findest du zu diesem Lernfeld prüfungsnahe Aufgaben mit Musterlösung, Karteikarten mit Spaced Repetition und Prüfungssimulationen — alle den 13 Lernfeldern nach AO 2025 zugeordnet, mit echtem Fortschritt.

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